IDENTIFIKASI DAN ANALISIS JABATAN

IDENTIFIKASI DAN ANALISIS JABATAN

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.

Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; “analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan”. Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

Sifat dari Analisis Jabatan

Definisinya : Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

Melalui analisis jabatan diperoleh informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan manusiawi

Kegunaan dari Informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas

Langkah-2 dlm analisis jabatan : Identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan

Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb.

Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)

n  Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu.

n  Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.

n  Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.

n  Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).

What is job analysis?

n  Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu.

Analisis jabatan menghasilkan informasi tentang tuntutan jabatan yg  selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan : (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification)

Job Description : hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan atau dengan kata laindeskripsi jabatan adalah suatu uraian tertulis dari apa yg diperlukan oleh suatu pekerjaan.

Uraian jabatan tidak membahas masalah orang atau pekerja tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, criteria penilaian dan hasilnya.

Job specification : adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yg harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan. Spesifikasi jabatan berisi tentang persyaratan kualifikasi individu sehubungan dengan jabatan pada posisi tertentu berupa pengetahuan, keterampilan, kecapakan serta cirri lainnya.

Pada intinya analisis jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi hal ini dapat menghindari hal-hal yg kurang menguntungkan bagi peerusahaan, seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang ygkurang menguntungkan bagi perusahaan seperti seringnya mengganti atau menempatkan orang yg kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi atau perusahaan.

Kegiatan analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti ini:

1. Berapa banyak waktu yg diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting?
2. Tugas-tugas mana yg dapat dikelompokkan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan?
3. Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat ditingkatkan
4. Jenis keahlian apa yg diperlukan untuk posisi jabatan tertentu
5. Jenis pendidikan apa yg diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja
6. Jenis keterampilan apa yg diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu
7. Karyawan mana yg terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan
8. Informasi apa yg diperoleh dari suatu analisis pekerjaan yg dapat digunakan untuk program pengembangan SDM.

A.       MANFAAT ANALISIS JABATAN

1.    Analisisi penyusunan kepegawaian:

Manajer mencari informasi mengenai pekerjaan2 yg dilakukan dan bukan hanya sekedar berapa jumlah pegawai yg dibutuhkan

2.    Pelatihan dan pengembangan

Analisis pekerjaan sering digunakan untuk menentukan pelatihan dan pengembangan yg diperlukan karyawan pada semua lapisan organisasi

3.    Jalur karir

Memiliki informasi yg tersedia menyangkut persyaratan pekerjaan yg memungkinkan perencanaan karir yg berarti oleh karyawan. Selain itu jg memastikan bahwa karyawan saat ini memiliki keahlian yg dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan di masa mendatang.

4.    Criteria seleksi

Hasil analisis pekerjaan juga memberikan landasan bagi seleksi karyawaan, baik pada awal rekrutmen maupun pada keputusan promosi atau penugasan berikutnya

5.    Evaluasi pekerjaan

Analisis pekerjaan memberikan dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yg layak

6.    Revisi struktur organisasi

Informasi data yg dimiliki dapat pula membantu manajemen mmengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran organisasi tercapai, untuk mengetahui ada tidaknya yg perlu diubah dalam rientasi karena akan mesuatu tindakan organisasi

7.    Memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka

Analisis pekerjaan sangat berguna terutama pada pegawai baru untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yg harus dilakukan

8.    Konsultasi

Informasi analisis pekerjaan akan bermanfaat bagi pemberian konsultasi baik yg belum bekerja maupun yg sudah bekerja tetapi merasaa tidak sesuai dengan jabatan yg ada sekarang

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.    Untuk keperluan penarikan dan seleksi.

Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.

2.    Untuk keperluan kompensasi.

Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.

3.    Untuk keperluan penilaian kinerja.

Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.

4.    Untuk keperluan pelatihan.

Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.

Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

1.        Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

2.        Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

3.        Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan pekerjaannya.

4.        Memperbaiki aliran kerja.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :

1.     Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya

2.     Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3.     Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4.     Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5.     Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.

6.     Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

B.       METODE ANALISIS JABATAN

·         Kuestioner

·         Observasi

·         Wawancara

·         Catatan kerja(logbook)

·         Kombinasi

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1.    Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2.    Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.    Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

C.       DISKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN

Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.

Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

a.    Identifikasi jabatan.

Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

b.    Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

c.    Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

d.    Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

e.    Standar kinerja.

Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

f.     Kondisi kerja.

Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.